O Google Docs é sem dúvida um dos serviços mais incríveis da Google. Com ele é possível editar textos, planilhas e apresentações online de modo colaborativo, ou seja, com várias pessoas editando simultaneamente o mesmo documento. Assim como o Google mudou universo das buscas, o Google Docs muda a nossa forma de pensar a edição de documentos. O melhor de tudo é que basta ter uma conta no Google para ter acesso ao serviço gratuitamente. Leia este artigo e descubra como usar o Google Docs.Pode parecer óbvia, mas para maioria das pessoas que não estão tão ligadas às novidades da tecnologia, é importante entender o conceito do Google Docs para que possam utilizá-lo como mais eficiência. O Google Docs é um pacote de aplicativos que permite criar e editar textos, planilhas, apresentações e formulários. Ele é acessado via navegador de internet de qualquer computador com acesso à internet, basta ter uma conta no Google.
Veja um vídeo tutorial onde ensino como criar um documento, uma planilha e um formulário simples.
Neste outro vídeo temos a explicação "Google Docs in Plain English" (Plain English é uma série de vídeos explicativos de novas tecnologias de uma maneira didática).
Colaboração de documentos
Uma das grandes vantagens de usar o Google Docs é a possibilidade de convidades pessoas para editarem o mesmo documento. O modo tradicional de realizarmos a mesma tarefa é enviarmos uma versão do documento como anexo do e-mail, porém isso gera uma grande troca de e-mails e versões de arquivos.
Além de documentos é possível compartilhar pastas também. Notem que é possível organizar arquivos apenas arrastando para a pasta desejada como fazemos no desktop.
Planilhas e Formulários
Uma atividade comum é criar uma lista de empresas, lista de participantes para um evento, ou qualquer outra listagem que dependemos de diversas pessoas enviando informações. Na edição de planilhas do Google Docs podemos criar formulários com muita facilidade que enviam os dados diretamente para uma planilha. Esta mesma tarefa quando realizada do modo tradicional exige o recebimento do e-mail de diversas pessoas por uma pessoa que irá atualizar uma planilha offline.
Dicas de aplicações do Google Docs
Compartilhar informações de projetos
Sabemos que a comunicação é fundamental em qualquer projeto, porém ainda é comum utilizarmos o e-mail como principal ferramenta de comunicação. Que tal centralizar em um documento a visão geral do projeto e compartilhar com a equipe envolvida? É possível compartilhar o documento de maneira que algumas pessoas possam editar e outras apenas visualizar.
Tem receio que alguém possa apagar as informações? Existe o histórico de versões que permite retornar às versões anteriores.
Lista de participantes para um evento
Criando uma planilha compartilhada com os amigos é possível criarem uma lista de participantes para um evento sem a necessidade trocas intermináveis de e-mails. Também pode ser criado um formulário para ser enviado por e-mail para as pessoas preencherem e automaticamente a planilha será atualizada.
- Formulário de Inscrições - Crie rapidamente formulários de inscrição e inclua via iframe no seu site.
- Pesquisa de opinião - Crie rapidamente pesquisas de opinião tabuladas. Exemplo: Pesquisa de Blogueiros (se você é blogueiro, participe!)
- Artigos colaborativos - Que tal escrever artigos de forma colaborativa?
- Dúvidas de Aulas - Ministrei um curso em Belo Horizonte e compartilhei com os alunos um documento para anotarem as dúvidas. No final do curso tinha uma 15 perguntas para responder, e os alunos fizeram até trocas de contatos, virou um fórum do curso!
Mudança de Paradigma
Mais do que apenas encontrar utilidade para o Google Docs, é perceber que assim como o Google representa a grande mudança no uso da internet da navegação conduzida para a BUSCA, o Google Docs representa uma mudança de mentalidade na gestão de documentos. O paradigma atual é manter os documentos em nosso computador e procurar maneiras de compartilhar online. O novo paradigma é gerenciar e editar os documentos online e sincronizá-los offline. Gosto de fazer um exercício de futuro, imaginando como meu filho que hoje tem 6 anos irá elaborar trabalhos escolares quando tiver 12 anos. Faça este exercício de visão de futuro e terá ótimos insights.
Comece a usar o Google Docs e descubra você mesmo uma nova maneira de pensar e criar documentos. Ah! Lembre-se que parte importante é você ENSINAR quem estiver ao seu alcance a usar o Google Docs. Talvez o maior paradigma da internet seja o fato de que o valor está mais em compartilhar conhecimento de forma eficaz e inteligente.
